ピボットテーブルを使って、数字の範囲ごとの件数を集計する方法

今回の記事では、Excelのピボットテーブルを使って、
数字の範囲毎の件数を集計する方法を書いていきます。

ここでいう数字別の集計とは、例えば

• 10代～70代までの顧客情報の件数を、10-20歳、20歳-30歳、40代～といった範囲ごとに集計する。
• 売上金額が書かれた表を～1000万、1000-2000万、2000万-3000円といった範囲ごとに件数を集計する。

といったことを想定しています。

よくある集計ですが、手作業で行うよりもピボットテーブルの
「グループ化」機能を使う方が圧倒的に早いです。

例によって、”なんちゃって個人情報”のデータを使って、「年齢別の件数を集計する」
という内容で解説していきます。

ピボットテーブルの作成

まずはピボットテーブルを作成します。

集計を行うテーブルを開いた状態で、「テーブルデザイン」タブの、
「ピボットテーブルで集計」をクリックします。

すると次のような画面がでます。

よくわからなければ、そのままOKを押してしまって大丈夫です。
新しいシートにピボットテーブルが作成されます。

次はピボットテーブルの設定を行います。

ピボットテーブルの「行」と「値」に、集計したい数値のカテゴリをドロップする。

ピボットテーブルの「行」と「値」に、集計したい要素をドラッグ・アンド・ドロップします。

今回の場合は「年齢」をそれぞれの項目にドロップします。

画像のように表が構成されたら、正しく操作できています。

次は、「行」を一定の数字ごとにグループ化します。

「行のグループ化」を設定する。

次に、「行」の年齢をグループ化します。

「ピボットテーブル分析」のタブから、「フィールドのグループ化」をクリックします。

すると、次のような画面が出てきます。

「先頭の値」に設定した数値未満の数字は、「>30」という形で表現されます。
したがって、その数字未満は「～」と表現して構わない数字をいれます。

同じように、「末尾の値」に設定した数値より大きい数字は、「>70」という形で表現されます。
こちらも、その数字より上は「～」と表現して構わない数字をいれます。

「単位」は、いくら刻みで表示を行うか設定します。
年齢なら10、売上金額などであれば10,000,000といった感じです。

今回は、「30～70歳の年齢層を10歳刻みで集計する」という形で設定してみます。

このようになりました。
30歳未満、71歳以上のデータもありますが、～という形でまとめて集計されます。

年齢の集計が合計されてしまっているので「件数」で集計するように、次は設定を変えます。

数値の集計方法を変更する

合計になっている年齢の集計を、件数で集計するように設定を変えます。

集計列のセルを選択した状態で、「ピボットテーブル分析」の「フィールドの設定」をクリックします。（集計列を右クリックしてもいいです）

すると次のような画面が出てきます。

集計方法のうち、「個数」を選択してOKを押します。

すると、件数で集計が行われるようになります。

これで完成です。

まとめ

今回は、数字の範囲ごとの件数集計を、ピボットテーブルで行う方法について書きました。

手順をまとめると以下のようになります。

一度、この形にできれば、そのままピボットグラフにすることもできるので、
レポート用のグラフ作成も簡単です。

手作業でやるよりも圧倒的に早く、正確なので、こうした集計作業を頼まれたときは、
ぜひこの方法を使ってみてください。