デスクワークは、仕事量に限りがあるように見えて、いざ実行し始めるといつまでも終わらないということがあります。
これは頭脳労働の特徴であり、この特徴を上手く捉え、仕事を円滑にする方法を解説しているのが『仕事を加速する技術』です。
仕事が遅くなる理由は、2重デコード。
デコードとは、仕事を具体的な作業の断片に分解することです。
例えば、「預金解約」が仕事であれば、「支店に電話する」「解約請求書を書く」「請求書を送る」といった作業に分解することです。
困ったことに、人間にはデコードしたのに迷ってしまうという性質があります。「あれやらなきゃこれやらなきゃ…」と考えていても、しばらく時間が経つと、「何するんだっけ？」となるんです。
解決策は、デコードを一回限りにすることです。
①デコード→すぐ実行。
②デコード→次に見てもわかるように保存する。
③デコード→捨てる。
デコード結果の保存は、付箋メモを書類に貼っておく等が挙げられます。私の場合は、クリアファイルに書類を入れて、付箋メモをクリアファイルの内側に貼っています。これが一番いい。
デコード結果を再利用できる形で他人と共有するのも良い方法です。再利用の方法は、ブログに書く、マニュアルにするなど。
再利用することにより、バックアップが増える、他人がより効率の良い方法を思いつく。他人の理解が早くなる等のメリットがあります。
また、大切なポイントとして、頭脳労働はゴールに近づくほど、進行が遅くなる性質があるということは覚えておくべきだと思います。
これが「仕事は８割で進める」ということにつながります。
なんとなく感覚が分かる方も多いのではないでしょうか。
効率化に関しても重要なポイントが挙げられており、例えば、「全体の作業のうち、７割の部分から10％を省くほうが、１割の部分を50％省くよりも効果が高い。」というのは気づきがあります。
効率化というと、ついつい一つの作業を極限まで効率化しようとしてしまいますが、そうでなくて良いのです。
本書では他にも、コンピュータと紙の使い分け、ファイリング、紙情報の活用、日付情報の活用について書かれており、参考になります。
そんなに厚い本でもないので、仕事のスピードで悩んでる人は一度手に取ってみるといいと思います。
