役所や銀行の手続用紙は決まった書式のものが多いですが、こうした書類を大量に書かなくてはならずに困っていませんか？

住所や氏名を何度も書くのは面倒ですし、こうした書類にはPCで直接入力できると便利です。

よく知られている方法は、AdobeReaderを使ってPDFファイルに直接入力する方法ですが、編集制限がかかったファイルには書き込めないし、住所・氏名を大量に書かなければならない場合に差込印刷機能を使うことができません。

そこで本記事では、Wordで書式の情報を取り込み、差込印刷をかける方法をご紹介します。書式自体を印刷する方法と、書式に手差しで印刷する方法の２つです。

元々この技は、戸籍や住民票を大量に取り寄せなければならない法律事務所の業務で身につけたものです。
手書きしていた頃の数倍の件数をこなせるようになりました。

本記事を読めば、どんな書式でもWordで差込印刷できるようになりますので、ぜひ参考にしてください。

差し込み印刷に必要なもの

・スキャナ　※既に画像データがある場合は不要です
・Word
・プリンタ

差し込み印刷の方法

用紙の画像をスキャナで取り込む

最初に差し込み印刷を行いたい紙をスキャンします。

画像のファイル形式はJPEGでもPNGでもどちらでも大丈夫です。

印刷したときに粗くなるのを避けるため、 解像度は 400以上がいいでしょう。

Wordを開き、余白の設定をすべて0にする

ここからWordを使った作業です。

まずはWordの余白設定をすべてゼロにします。

Wordに画像を取り込む

次に、スキャナで取り込んだ画像をWordのヘッダーの中に挿入します。

ヘッダーの余白と画像の設定

Wordの「上からのヘッダー位置」と「下からのヘッダー位置」を両方ともゼロに設定します。

さらにこの状態で、画像を端から端にピッタリ合うように引き伸ばします。

ここで画像を選択すると、書式設定のタブが現れます。

「文字の折返し」の設定を「テキストの背面へ移動」に設定すれば、ヘッダーの設定は完了です。

テキストを打ち込む

ここでヘッダーから本文に戻ると、書式を背景にして文字を打ち込めるようになります。

入力したい位置でダブルクリックをすると、その位置にカーソルが合います。

差し込み印刷を設定

差し込み印刷をしたい場合、「差し込み印刷ウィザード」を使います。

注意しなければいけないのは、文字列が長くなったりして改行が入ると、文字が入る場所がズレてしまうということです。

印刷をなんどか試してみて、位置を確認してください。

ここまで出来れば、書式に文字が入った状態で印刷されます。

手差し印刷をする場合はヘッダーを白塗りする

手差しで印刷したい場合、ヘッダーの画像がそのまま印刷されてはいけません。
こうした場合は、ヘッダーを白で塗ります。

これで、印刷してもヘッダーにいれた画像が見えなくなります。

おわりに

本記事では、Wordで決まった書式に差込印刷する方法をご紹介しました。

【Wordで決まった書式に差し込みで印字する方法】

・書式の画像を取り込む。
・Wordのヘッダーに画像をいれる。
・差込印刷ウィザードを使って差し込み印刷を行う。

いかがでしたでしょうか。
書式を一枚ずつ手書きするよりも遥かに効率よく作業することができます。

お役に立てれば幸いです。

なお、こうした方法をより簡単に行えるソフトも市販されています。
こうした作業をする量が多いのであれば、導入を検討してみてください。

仕事をしていると、一定の期間が過ぎたら破棄や確認をしなければならない書類がでてくる。
こうした書類をEXCELで管理する場合は、書類の作成日や受領日に応じて自動で期日を入れると捗る。これにはEDATE関数を使う。

EDATE関数とは

EDATE関数は、「ある日から数ヶ月目の期日」を出す関数。
具体的に、A1セルに2018/2/1とあった場合、
=EDATE(A1,2)であれば、2018/4/1という答えが返る。

実務だとここまで単純ではなく、条件ごとに数ヶ月目という部分が変わるのが常だ。だから、条件付けに相性の良いVLOOOKUP関数を使う。
IF関数でも良いが、条件が多くなったり変更があると、いちいちセルを直さなきゃいけないから、VOOKUPをおすすめする。

EDATEとVLOOKUPをあわせる

まず出来上がりのイメージはこんなの。

書類の種類と作成日を入れると、
自動で破棄日が入る。

破棄日のセルに入っている関数はこんな感じだ。

=IFERROR(EDATE($D3,VLOOKUP($C3,条件!$A$2:$B$4,2,FALSE)),””)
「作成日をもとに、”条件”シートで当てはまる条件の月数を加算して破棄日をだす。もし空欄やエラーがあれば、破棄日のセルには何も表示しない。」

まず、条件をVLOOKUPで拾ってくるために、EDATE関数とは別のシートに、条件一覧をつくる。EDATEと同じシートに入れてもいいが、行列の追加削除で壊れる可能性があることは留意が必要だ。

書類の種類に応じて、月数を入力する。
日数や年数ではないので注意が必要だ。

あとはこの条件をひっぱるためのVLOOKUP関数を入れるが、条件範囲は絶対参照をつけることをおすすめする。
マウスで「条件!$A$2:$B$4」の部分をクリックしたら、F4を押すだけだ。これで「条件シート」内の行列の追加削除にも対応できる。

IFERROR関数は、エラーを明示したいなら入れなくてもいい。

ちなみに、期日の前に何かをしなくてはならない場合、数日前の日付を表示するようにアレンジしてもいい。例えば、期日をすぎると法令違反になるような場合だ。この場合は、上記の関数に引きたい日数を入れる。

=IFERROR(EDATE($D3,VLOOKUP($C3,条件!$A$2:$B$4,2,FALSE))-1,””)

こうすると、EDATE関数で算出した日付の一日前が表示される。

まとめ

期日の算出はIF関数でもできるが、条件が複数の場合は複雑になりがちだ。こうした場合にEDATE関数とVLOOKUP関数の合わせ技を試してもらいたい。

EXCELで計算した数字を電卓で叩いてみると、違った結果になることがありませんか？

たとえば下の表は、

・三科目平均　＝　国語、数学、英語の平均

・ボーナス値　＝　”三科目平均”　÷　２

なのですが、ボーナス値の一部の数字が合っていません。
こうした表の数値を電卓で叩いてみてはじめてこうした間違いに
気がつくことがあります。

このような”Excelの数値と電卓の数値が合わない問題”は多くの場合、関数を使うことによって解決できます。

なぜならこの問題は、小数点以下の処理がされていない時に起こるからです。

この記事では、小数点以下を整える関数を使って、”Excelと電卓が合わない問題”を解決する方法を紹介します。

【本記事でご紹介する関数】

• Round関数
• Rounddown関数（もしくはINT関数）
• RoundUp関数

端数を整えるテクニックを身につけると、ミスを防止することができたり、
電卓で検算する手間を省くことができます。
ぜひ身につけましょう。

まずはExcelの数値がどんな状態か確認する

セルの数値の小数点以下を表示する

まずはExcelの数値がどんな状態になっているのか、
小数点以下の数値を表示して確認します。
小数点以下の数字を見えるようにするには、
対象セルを選択した状態で下記画像のボタンを押します。

冒頭の表の例で小数点以下を表示するとこうなります。

三科目平均とボーナス値について、
小数点以下の端数処理ができていないことが分かります。

数式の関数を確認する

次に、小数点以下の処理ができていないセルの数式を確認しましょう。

この表の例では、平均を算出するためにAVERAGE関数だけを入れています。

EXCELは端数を切らないと小数点以下まで延々と計算してしまうので、
この数式にROUND系関数を加えて小数点以下を切り捨てます。

ROUND系関数の入力

ROUND系関数を入力する

ROUND系関数は小数点以下の処理を指定する関数です。
切捨て、切上げ、四捨五入のほか、小数点第何位から処理するかも指定できます。

ROUND系関数は、AVERAGE関数を入れ子にするように入力します。
最後の数字は、小数点以下を何桁までいれるかの指定です。
（例は０で小数点以下なし）

セルの見出しに端数処理を明記する

ROUND系関数を入れてスッキリしたら、セルの見出しに
端数処理を行ったことを明記します。
他の人がExcelの数値を見た時に迷わないようにしましょう。

おわりに

Excelの数値と電卓の計算が合わない時にやることは次のとおりです。

この方法で、多くの場合は解決できると思います。

EXCELも人が作るものなので、計算式の内容によっては間違った結果を出します。（したがって、EXCELの数値を電卓で二重チェックするのはムダとは言い切れません）

Excelと電卓の数値が合わないときは、端数に注目しましょう。