Excelのこと

MOS Excel2016エキスパートを取得したので、関数をミスしないコツみたいなものをまとめてみた

MOS2016エキスパートExcelのこと
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先日、MOS Excel2016エキスパートを受験し、無事に合格することができました。

蓋を開けてみれば全問正解でしたが、試験中は合格できるか不安でした。
というのも、私は模擬試験ですごく凡ミスが多かったからです。

”<”や”>”の方向を間違えたり、A2を指定されているのにA1に配置したり、平米あたりの単価を求める割り算の指定セルを逆にしていたり……たくさんミスをしてきました。もともと計算は得意ではないのです。

そんな自分がどうして満点をとれたか考えてみると、やはり正しい式が入っていることをチェックするためにいくつかのテクニックを使ったからだと思います。

今日はそのテクニックについて書いてみたいと思います。
全然難しくないテクニックなので、これからMOS Excel試験を受ける方の参考になれば幸いです。

MOS Excel試験のテクニック1 空いているセルは徹底的に使う

例えば下記の問題。
予約日の○日前に相当する割引率を、右上のテーブルからひっぱります。

ピンクの部分は空いたスペース。この部分に正解の式を構成する数式を単体でいれます。

正解は”=HLOOKUP(H4-B4,$P$3:$R$4,2,TRUE)”なのですが、このように数式に四則演算が入ったり、関数の入れ子が必要な場合は、私は空いているスペースに部品となる数式を入れて確認していました

こんな感じです。

こうすると①の部分と②の計算結果、右上のテーブルを見比べてちゃんと正解できているか確認できますし、「参照する列を間違える」といったミスを無くすことができます。

おぎの
おぎの

参照列を間違えるなんてなさそうに思えますが、私は何度もやりました。

このテクニックは本当に簡単ですが、こうした四則演算だけでなく、条件付き書式を入力する場面でも強力です。

例えば下記のように、「1㎡あたりの年商が100より大きい時にセルの文字色を赤くする」といった問題でも、いきなり条件付き書式の設定画面に関数を入力するのではなく、空いているセルに部品となる関数を入力し、条件付き書式の動きと見比べることで、数式が合っていることを確認することができます。

「”>=”と”>”が間違っていないか」「絶対参照かそうでないか」ということに気付きやすくなり、凡ミスを防ぐことができます。

数式が複雑な場合など、このテクニックだけでは不安な時は、数式バーにある「数式の検証」をあわせて使うのも良いです。関数の計算を1ステップずつ検証することができるので、間違いに気が付きやすくなります。

もっと簡単に検証するなら、数式バーで検証したい部分だけ選択してF9を押せば、その部分の計算結果だけ見ることができます。

MOS Excel試験のテクニック2 関数がわからない時は、「関数の挿入」→「検索」を活用する

MOS試験では普段はなかなか使わないニッチな関数を使う場面があります。
例えばPV、FV、PMT、IRR関数などです。

「内部利益率が5%より大きい時に〇〇してください」という問題文を見て、「IRR関数だ!」と分かる方が珍しいので、こうしたケースではどんどん関数の検索を使ったほうが良いです。

「関数の挿入」をクリックするか、「Shift+F3」で関数を検索することができます。
「内部利益」でIRR、「返済」でPV、FV、PMTを検索することができます。

関数の説明文に「ローンの定期支払額」といった文章があるので、問題文にマッチするものを選べばOKです。(PV関数の「投資の現在価値」だけは「借り入れ可能額」等に読みかえる必要があります)

MOS Excel試験のテクニック3 「〇〇といえば■■」というパターンを覚える

もはやテクニックではありませんが(笑)、MOSは「〇〇といえば■■」というパターンを覚えているだけで得点できる問題が多いです。

  • 「シート構成を保護」といえば「ブックの保護」
  • 「パスワードを知っている人だけがセル範囲を編集」といえば「範囲の編集を許可する」
  • 「最適な数値」といえば「ゴールシーク」

上記のように、「何を使えばいいか」を知っているだけで、ほぼ正解できる問題があります。
こうした「〇〇といえば」を増やすことが得点に直結します。

また、問題文の表現で関数の設定が変わる部分も、同じように覚えると良いです。

  • 「より大きい」「より小さい」といえば「”>”、”<”」
  • 「以上」「以下」といえば「”>=”、”<=”」

MOS試験って、IFSやSUMIFSなどの比較的複雑な関数を使い慣れている場合でも得点できないことがあって、その原因はだいたい問題文を読み込めていないことから発生する設定ミスなんですよね。
難しい関数や操作の設定はできるのに、「>の向きが違う」といった簡単なミスで得点できないのはすごくもったいないです。

問題文からのパターンを覚えることが大事です。

終わりに

今日はMOS試験に関して、私なりにミスしないコツを書きました。

MOS試験で関数をミスしないポイント
  • 空いているセルは、数式の部品を入力して使う。
  • 分からない関数は「関数の検索」で調べる。
  • 「〇〇といえば■■」というパターンを覚える

私は模擬試験で何度も凡ミスをして合格点に至らないということを経験して悔しかったので、本番では絶対に凡ミスをしないということを意識して望みました。多分、MOS試験自体も「難しい操作ができるか」ではなく、「指示を正確に理解してアウトプットできるか」という所を重視しているのだと思います。

ひとまず結果を出せて安心しています。

今度はVBAスタンダードを1ヶ月後に受けようと考えています。

忙しい中で勉強するのはきついですが、こうした短期の目標に挑戦するのは自分の成長にリズムができて楽しいんですよね。次も自分の望む結果を出せるように意識を高めていきます。


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