【Word】帳票に差し込みで印字する方法

Microsoft Office

役所や銀行の手続用紙は決まった書式のものが多い。
多くは手書きするけど、住所や氏名を何度も入力するのは面倒だし、こうした書類にはPCで直接入力したくなるものだ。

よく知られている方法は、AdobeReaderを使ってPDFファイルに直接入力する方法だ。でもこれだと、編集制限がかかったファイルには書き込めないし、何より差込印刷機能を使って大量の書類を作成することができない。

そこで今日は、ワードで書式の情報を取り込み、差込印刷をかける方法について書いてみる。
※複写の紙や、印刷に向かない薄い紙には対応できない方法です。対応できる方法を誰か知っていたら教えてください。(๑╹◡╹)

必要なもの

・スキャナ(画像データがある場合は不要)
・Word
・プリンタ

用紙の画像をスキャナで取り込む

ファイル形式はJPEGでもPNGでもいいので、用紙の画像をスキャンする。解像度は印刷したときに粗くなるのを避けるため、400以上がいいでしょう。

Wordを開き、余白の設定をすべて0にする

Image from Gyazo

印刷に支障が出るとかエラーが出ますが、「無視」してください。

画像の取り込み

スキャナで取り込んだ画像を、本文ではなく、ヘッダーの中に挿入する。

Image from Gyazo

ヘッダーの余白と画像の設定

Image from Gyazo

「上からのヘッダー位置」と「下からのヘッダー位置」をともに0に設定。

この状態で、画像を端から端にピッタリ合うように引き伸ばす。

Image from Gyazo

ここで画像を選択すると、書式設定のタブが現れる。

「文字の折返し」の設定を「テキストの背面へ移動」に設定すれば、ヘッダーの設定は終了だ。

テキストを打ち込む

ここでヘッダーから本文に戻ると、書式を背景にして文字を打ち込めるようになる。書式の位置を参考に、文字を入力していこう。

ちなみに、入力したい位置でダブルクリックをすると、その位置にカーソルが合う。活用してほしい。

Image from Gyazo

差し込み印刷を設定

一通り入力できたら、差し込みの設定を行う。
「差し込み印刷ウィザード」を使うと簡単に設定できるので、差し込みの方法は割愛するが、文字列が長くなったりして改行が入ると印刷がズレる。差し込み印刷後のデータを見て、位置を確認してもらいたい。

ここまで出来た状態で印刷ボタンを押せば、書式に文字が入った状態で印刷されるはずだ。

背景の書式を見えなくしたい場合

既にある用紙に手差しで印刷したい場合、ヘッダーの画像がそのまま印刷されると困る。こうした場合は、ヘッダーを塗りつぶしてしまう。

Image from Gyazo

白色で塗りつぶせば、印刷しても背景の画像は見えなくなる。

終わりに

仕事で一定の書式を大量に書くといった場合には、この方法でなんとかできるかもしれない。所詮はスキャン画像なのでコピーっぽさが出るが、それが許容されるなら、一枚ずつ手書きするより遥かに効率的だ。

なお、こうした方法をより簡単に行えるソフトも市販されている。量が多いなら、導入を検討したほうが良いだろう。

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