決まった書式に手書きするのは面倒
役所や銀行の手続用紙は決まった書式のものが多いですが、こうした書類を大量に書かなくてはならずに困っていませんか？
住所や氏名を何度も書くのは面倒ですし、こうした書類にはPCで直接入力できると便利です。
よく知られている方法は、AdobeReaderを使ってPDFファイルに直接入力する方法ですが、編集制限がかかったファイルには書き込めないし、住所・氏名を大量に書かなければならない場合に差込印刷機能を使うことができません。
そこで本記事では、Wordで書式の情報を取り込み、差込印刷をかける方法をご紹介します。書式自体を印刷する方法と、書式に手差しで印刷する方法の２つです。
元々この技は、戸籍や住民票を大量に取り寄せなければならない法律事務所の業務で身につけたものです。
手書きしていた頃の数倍の件数をこなせるようになりました。
本記事を読めば、どんな書式でもWordで差込印刷できるようになりますので、ぜひ参考にしてください。
差し込み印刷に必要なもの
・スキャナ ※既に画像データがある場合は不要です
・Word
・プリンタ
差し込み印刷の方法
用紙の画像をスキャナで取り込む
最初に差し込み印刷を行いたい紙をスキャンします。
画像のファイル形式はJPEGでもPNGでもどちらでも大丈夫です。
印刷したときに粗くなるのを避けるため、 解像度は400以上がいいでしょう。
Wordを開き、余白の設定をすべて0にする
ここからWordを使った作業です。
まずはWordの余白設定をすべてゼロにします。
Wordに画像を取り込む
次に、スキャナで取り込んだ画像をWordのヘッダーの中に挿入します。
ヘッダーの余白と画像の設定
Wordの「上からのヘッダー位置」と「下からのヘッダー位置」を両方ともゼロに設定します。
さらにこの状態で、画像を端から端にピッタリ合うように引き伸ばします。
ここで画像を選択すると、書式設定のタブが現れます。
「文字の折返し」の設定を「テキストの背面へ移動」に設定すれば、ヘッダーの設定は完了です。
テキストを打ち込む
ここでヘッダーから本文に戻ると、書式を背景にして文字を打ち込めるようになります。
入力したい位置でダブルクリックをすると、その位置にカーソルが合います。
差し込み印刷を設定
差し込み印刷をしたい場合、「差し込み印刷ウィザード」を使います。
注意しなければいけないのは、文字列が長くなったりして改行が入ると、文字が入る場所がズレてしまうということです。
印刷をなんどか試してみて、位置を確認してください。
ここまで出来れば、書式に文字が入った状態で印刷されます。
手差し印刷をする場合はヘッダーを白塗りする
手差しで印刷したい場合、ヘッダーの画像がそのまま印刷されてはいけません。
こうした場合は、ヘッダーを白で塗ります。
これで、印刷してもヘッダーにいれた画像が見えなくなります。
おわりに
本記事では、Wordで決まった書式に差込印刷する方法をご紹介しました。
【Wordで決まった書式に差し込みで印字する方法】
・書式の画像を取り込む。
・Wordのヘッダーに画像をいれる。
・差込印刷ウィザードを使って差し込み印刷を行う。
いかがでしたでしょうか。
書式を一枚ずつ手書きするよりも遥かに効率よく作業することができます。
お役に立てれば幸いです。
なお、こうした方法をより簡単に行えるソフトも市販されています。
こうした作業をする量が多いのであれば、導入を検討してみてください。