こんにちは、おぎです。
2021年7月で、6年間つとめた会社を退職することになり、7月16日が最終出社でした。
一緒に仕事をしてくれて、退職にも関わらず温かく送り出してくれた仲間たちには、感謝しかありません。すごく良い人達に恵まれていたと思います。
前職の法律事務所を退職してから、最初の3年は相続関係の事務員として、最後の3年間は管理部門でExcelを業務の主軸において仕事してました。
それほど結果を出せた人間ではないと思いますが、Excelや業務改善について少し話せるようになったのは、最後の3年間で「ネ申エクセル」と向き合ったことが大きいと思います。
業務の基本となるツールやデータ、業務フローがどんな形になっているかで、とんでもない業務量の差を生むということを身をもって知りました。
今日はExcelを中心に、3年間で学んだことを少し振り返ってみます。
Excelのパワーピボット、パワークエリが業務量を半分以下にした
3年前、僕はvlookupやIFの入れ子、マクロの記録が使えるくらいのExcel中級者でした。
データベースになっていないExcelに対して、関数やマクロ記録だけでは歯が立たないことに気がつき始めていた時期でした。
2年前、データベースとは言えないどうしようもなく汚いデータを使って集計作業をしていた時に、パワーピボットやパワークエリを知って、定期的な集計ならボタン一発で集計できるということに、すごく感動したのを今も覚えています。
鷹尾先生の本を読んでパワーピボットやパワークエリを使うことによって、集計にかかる時間は控えめに言っても、4分の1になりました。そうして空いた時間で、他のメンバーのフォローをしたり、新しいツールを作ることができました。
「効率化で得た時間を使って、より価値の高い仕事をする」ということの重要性に気が付かせてくれた本です。
Excelマクロを自由に使えることで、業務の柔軟性が生まれた
パワーピボットを使うことで定期的な集計はかなり効率化できましたが、それでも突発的に生まれる大量の処理はどうしてもマクロの力が必要でした。
そこでパワーピボットと並行してマクロを書き始めました。
フォルダの中にあるすべてのExcelデータを1個ずつPDFにするマクロや、特定のセルのデータを別ブックに転記するマクロ、フォルダを作成するマクロ、ファイル名を一括で変更するマクロ……。
色々書いてきましたが、こうしたマクロが書けることで、「既にあるデータを組み合わせて、業務に対処する」ということができました。業務の柔軟性がものすごく上がったんですよね。
それだけでなく、マクロはプログラミングの基本である「順次処理」「条件分岐」「反復」を身につけるのにすごく良い教材でした。
この考え方自体はプログラミングだけでなく、業務の流れにも応用できるので、「業務フローはどうあるべきなのか」を考え、フローを変えることにも役立ちました。
多分、これからも一生使う知識だと思います。
ずっと課題になっていたこと
これはExcelではなく、僕自身のことですが、成長を感じる一方でずっと課題だと思っていたこともあります。
僕の場合、スケジュール管理がすごく弱いです。
やるべきことや予定を見落とすことがよくあり、時間術やスケジュール管理の本も何度も読みましたが、結局しっくりと身についたものはありません。手帳を試し、Trelloを試し……それでもまだしっくり来ません。というより、忙しくなると管理する前に実行してしまう癖があるんですよね。
これについてはまだまだ悩まないといけないのかもしれません。
また、「他人に働きかける」ということも弱さを感じています。
結局の所、自分でできることは限界が低くて、人を動かさないと業務の壁は超えられません。
壁にあたるたびに人を動かすことの難しさを感じましたが、それに対するアプローチがうまく浮かばなかったのも事実です。
もっと人間的に人から信頼されるように、人から応援されるようにならなければなりません。
（これは多分、スケジュール管理の弱さとも結びついています）
これからはこの2つを意識的に強化していきます。
終わりに
ここまで書いてみて思ったことは、”「目の前の業務を変えようとする」ことに気がつかせてくれた職場だったな”ということです。
前までは「指示されたことをやる」のが当たり前だと思っていましたが、今の仕事を通して、そもそもその仕事をする目的はなんなのか、どんな価値を提供すればお互いに幸福になれるのかを考えて仕事をするようになったと思います。
この違いは決定的だと思っていて、それに気づかせてくれた仲間たちには感謝しています。
実は、僕自身はこれからどうするのか見通しはついていません。
義母が亡くなって、義父の介護をしなければなりません。
コロナのせいで海外への移動や入国制限もコロコロ変わり、国の移動ができるかどうかもまだ分からない状況ですが、そのうち、海外で暮らすことになるかもしれません。それでも、義父に対してできることがあるなら、少しでもしてあげたいと思います。
今はただ、今できることをします。
