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ダブルチェックの有効性を高める方法を考える

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おぎの
おぎの

今日はダブルチェックの有効性について考える話です。
僕はデスクワーカーなので、本記事もデスクワーカーを想定しています。

僕たちが日常的に行っている作業の一つに、ダブルチェックがあります。

ミス防止の方法として、単純で効果の高い方法の一つなんですが、やらなきゃいけない感が強いために、ダブルチェックのために頑張るといったような「手段の目的化」が発生しやすい業務でもあります。

個人的には、ダブルチェックは仕事の成果物に対して価値を生まない行動なので、
いらないならやらないというくらいで良いと思ってます。
やるなら、最小限で最大の効果を出すようにする。

そこで今日は、ダブルチェックの有効性を高める方法について考えてみます。

そもそもダブルチェックとは何か

ダブルチェックとは、2名が同じ対象物を見て、ミスが無いかを確認する方法です。

似たようなものにクロスチェックがありますが、こちらは対象物を違う視点から確認します
例えば、プログラムしたものを逆から読む、といったものがあります。

ダブルチェックは単純ミスの防止に、
クロスチェックは対象物の正確性を高めるために使うものですね!

ダブルチェックは役に立たない?

ミス防止のために行うダブルチェックですが、やり方によっては全く役に立たないどころか、
逆にミスを誘発することさえあります

厚労省のスライド『 ダブルチェックの有効性を再考する 』にいくつかの事例があるので、
まとめてみると……

・ダブルチェックで照合する項目自体を間違える
・対象物が混在する状況でダブルチェックを行う
・一人目がまちがっていないと過信する

こんな感じです。

社会的手抜き

意外とやりがちなのは、一人目を過信することですが、これはスライドの中でも
リンゲルマン効果(社会的手抜き)として紹介されています。

この効果から分かることは、人数が増えても、ダブルチェックの効果はあまり変わらない
ということです。したがって、
「ダブルチェックでミスが発生したから、トリプルチェックにしよう!」という発想は悪手です。

からあげのるつぼさんの漫画みたいな事になります(笑)

有効性の高いダブルチェックとは

じゃあダブルチェックの有効性を高めるためには、どうしたら良いのか。
ポイントを絞るとこんな感じでしょうか。

・ハイリスクな部分を見ること
・正しいデータに基づくこと
・物が混在しない状況で行うこと

ハイリスクな部分

ハイリスクな部分とは、主に数字や顧客名
間違ったら取り返しがつかない部分ですね。

これらの部分について、
例えば契約書や請求書なら、枠線の中に入れるとか、色を分けるとかするのが良いでしょう。
銀行の払戻請求書なんかは枠線方式ですね。

正しいデータ

正しいデータに基づくなんて当たり前だろ!と言われそうですが……(・_・;)

例えば、数字を手入力しているExcelデータをもとに作成した請求書をダブルチェックするような場合です。

このとき、Excelデータでエラーチェック機能をつけていなかったりすると、桁違いで請求書を作成する可能性があります。

元データが間違っていたら、いくらダブルチェックを頑張っても間違いに気がつくことができません

ダブルチェックというより、元データの正確性の話になってしまいますが、
元データを出力するツールの正確性に問題がないかどうか、常に気にする必要があります。

物が混在しない状況

デスクを片付けた上で行うか、もしくは作業する場所を変えましょう。

一番いいのは、業務フローの中にダブルチェックの仕組みを取り入れること

繰り返しになるんですが、僕はダブルチェックは、いらないならやらないというくらいで良いと思ってます。

だから、どうしたらダブルチェックしないで済むかな~っていつも考えているんですが、やっぱり、システム上、正しい情報しか出力できないって仕組みを作るのが良いと思ってます。

・システムに入力していく段階で、必要な情報が自動的に入っていく。
・数字が明らかに間違っていたら、警告が出る。

といった仕組み。
難しそうに見えますが、WEBフォームでは「郵便番号から住所を入力する」とか「数字が間違っているとエラーになる」といった機能があります。

ああいう簡単な仕組みを、少しずつ取り入れていくのが大事かなと。

どうしてもダブルチェックが必要なら

色々考えてはいるものの、ダブルチェックは減らすのが難しいです。
僕が影響できるのは主にExcelと基幹システムだけですし、手と目でダブルチェックしなきゃいけない場面はあります。

ダブルチェックを最小限にするなら、
「これをやらないと先に進めない」というタイミングだけ、ダブルチェックを取り入れる。

例えば、契約書や請求書なら押印のタイミング。

この時点で、
  ・必要な情報が揃っているか。
  ・情報同士の整合性があるか。
  ・元データが間違っていないか
といった所をチェックすればいいです。

おわりに

ダブルチェックについて改めて考えてみると、当たり前のことをしっかりやればいいだけなんですよね……。

それでもエラーが起こるあたり、人間の仕組みって単純なのか複雑なのかよくわからなくて面白いなと思います。

でもこうした人間の弱点を補うものこそ、システムだと思います。

今度は、Excelでエラーチェックする方法なんかについて書きたいと思います。

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